Liswanti Pertiwi

Tahukah kamu bahwa sesungguhnya ada batas yang sering dilupakan antara apa yang dibutuhkan dari sebuah software dengan apa yang ditawarkan oleh sebuah software. Seringkali produk yang tersedia di pasaran terlihat mampu memenuhi kebutuhan bisnis kita, namun pada titik tertentu tidak cukup fleksibel untuk dapat beradaptasi dengan lingkungan yang terus berkembang. Bisnis akan berkembang dari tahun ke tahun, dan sangat penting untuk mengetahui bahwa software yang kamu pilih juga ikut berkembang dan berfungsi sebagai akselerator terhadap perkembangan bisnis. Contohnya, ketika kamu sedang menyiapkan file utama atau menyimpan invoice, proses yang dibutuhkan untuk setiap transaksi yang terjadi harus dapat dilakukan dengan lancar. 

Sebuah software harus bisa bekerja se-fleksibel mungkin dalam beradaptasi sesuai dengan kondisi bisnis saat ini, bukan sebaliknya. Sebuah software yang kamu pilih untuk mengakomodasi kebutuhan bisnis seharusnya dapat memberikan kemudahan untuk di-custom sesuai dengan kondisi saat ini sehingga kamu bisa memperoleh manfaat semaksimal mungkin dari software tersebut, atau lebih tepatnya software tersebut memang ‘dirancang khusus untuk kamu’. Penting sekali untuk dapat mencoba dan menilai manfaat yang kamu harapkan ada dalam software untuk membantu meningkatkan kinerja bisnis. Semakin spesifik Anda dengan tujuan yang ingin dicapai, semakin akurat hasil yang akan kamu dapatkan ketika mencari solusi software yang potensial.

Training atau kemampuan apa yang harus dimiliki oleh tim untuk dapat mengoperasikan software tersebut?

Sebagai seorang pemilik bisnis, adalah tanggung jawab kamu untuk membuat keputusan yang terbaik untuk seluruh anggota tim. Ketika akan memutuskan software apa yang dipilih untuk dapat memberikan nilai tambah untuk bisnis, jangan lupa untuk memastikan seberapa lama waktu yang dibutuhkan oleh tim dalam beradaptasi mempelajari software tersebut. Pepatah mengatakan Roma tidak dibangun dalam waktu sehari, sehingga software apapun yang dipilih harus memiliki prinsip memudahkan. 

Semakin mudah software tersebut untuk digunakan oleh tim, semakin baik pula hasilnya. Solusi software untuk bisnis yang mudah untuk digunakan seharusnya memberikan kemudahan penggunanya untuk mengelola arus kas, inventaris, compliance, dan aspek krusial lainnya dalam organisasi. Bahkan jika sebuah software benar-benar pas untuk sebuah bisnis, kamu tetap perlu memastikan berapa banyak resources yang dibutuhkan untuk bisa melakukan implementasi software tersebut. Jangan lupakan fakta bahwa beberapa solusi yang tersedia di pasaran bisa membutuhkan waktu berbulan-bulan untuk bisa diintegrasikan sehingga sebelum memutuskan membeli salah satunya, pastikan terlebih dahulu ketersediaan sumberdaya (resources) dan waktu yang dibutuhkan untuk mengimplementasikannya.

Bagaimana software tersebut mampu beradaptasi dengan kondisi tertentu?

Dalam bisnis, waktu adalah segalanya. Teknologi berkembang setiap saat, apa yang menjadi ‘primadona’ saat ini bisa jadi terlihat kuno di beberapa tahun ke depan. Kita melewati fase-fase perubahan sistem perpajakan hingga fluktuasi harga pasar, serta perubahan dalam permintaan dan supply chain, tidak ada yang permanen di dunia bisnis. Tentu saja semakin besar bisnis berkembang, kamu akan mulai mencari tahu lebih lanjut informasi bisnis terkait produk yang menguntungkan, produk yang paling cepat habis di gudang, depresiasi stok yang ada di gudang, area yang bisa dioptimalkan untuk memaksimalkan cost, dan lain sebagainya. 

Data pelanggan yang hilang, pesanan yang tidak tercatat dengan baik, inventaris yang tidak dialokasikan dengan tepat, dan data yang tidak sesuai antara pelanggan dan sistem penagihan, adalah beberapa contoh kondisi tertentu yang sangat lumrah terjadi di banyak bisnis. Dengan demikian, sebuah software harus memenuhi kebutuhan akan fleksibilitas dan cukup intuitif untuk mengatasi kompleksitas kendala lapangan. 

Dengan informasi yang tersebar di antara para stakeholders, apapun software bisnis yang akan kamu gunakan harus mampu menjawab kebutuhan-kebutuhan tersebut. Perhatikan jika software tersebut menawarkan fitur jaringan yang terhubung dengan data keamanan yang lengkap, dua hal ini bisa menjadi indikasi yang tepat untuk kamu pertimbangkan sebagai software bisnis yang sesuai dengan usaha, karena dapat meminimalkan resiko data yang bocor.

Bagaimana software tersebut membantu dalam meningkatkan kinerja dan ketersediaan implementasi tambahan?

Ini adalah salah satu pertanyaan penting yang wajib kamu ketahui saat akan memutuskan membeli software bisnis yang diinginkan. Dengan perubahan yang tidak bisa dielakkan, software bisnis yang kamu pilih harus mampu menjawab segala tantangan di depan mata dalam perencanaan bisnis jangka panjang. Untuk beberapa perusahaan, implementasi software baru, bisa memerlukan 50-60 resources.

Terlihat besar di awal, namun sebenarnya kebanyakan perusahaan akan merekrut lebih banyak dari jumlah tersebut sepanjang tahun, sehingga yang sering terjadi di lapangan adalah dalam waktu beberapa bulan akan ada 70 sampai 100 orang baru yang direkrut. Apakah software yang dipilih mampu menyesuaikan dengan perubahan seperti itu? Untuk mampu terus beradaptasi dengan kebutuhan bisnis, sebaiknya gunakan software yang memiliki fleksibilitas untuk dapat menambahkan fitur baru secara bertahap. Dengan demikian, software tersebut dapat memenuhi kebutuhan sesuai porsi seiring dengan berkembangnya bisnis.

Seberapa mudah dan akurat laporan bisnis dan sistem manajemen informasi yang dihasilkan? 

Untuk dapat menjalankan bisnis dengan benar, ada banyak proses yang harus dapat berjalan dengan lancar tanpa kendala. Peran teknologi di balik kemampuan sebuah software untuk sehingga memiliki kemampuan beradaptasi dengan skenario bisnis yang tak terpikirkan sebelumnya dan menghasilkan laporan yang akurat akan menjadi pilihan terbaik. 

Salah satu alasan yang banyak ditemui kenapa banyak pemilik bisnis yang memilih untuk menggunakan software dalam membantu mereka mengelola operasional bisnis adalah karena software mampu melakukan automasi pada bagian pekerjaan yang biasa dilakukan secara manual tanpa kendala. Dengan demikian akurasi bisnis dan laporan pengelolaan sistem informasi yang dihasilkan tidak hanya memberikan rangkuman dari kinerja bisnis, tetapi juga dapat membantu kepentingan stakeholder dan vendor yang terkait.

Apakah saya dapat bantuan dari tim terkait?

Coba bayangkan jika kamu sedang menunggu salah satu klien utama untuk meeting. Saat itu kamu sedang mengumpulkan data-data yang diperlukan untuk meeting hari ini. Namun ketika kamu membuka software akuntansi, semua data tersebut hilang. Dapatkah kamu bayangkan bagaimana jika akun mendadak tidak dapat diakases, software mengalami gangguan, atau kendala lainnya yang berpotensi merusak bisnis? Hal-hal tersebut membutuhkan peranan tim support dari apapun software akuntansi yang dipilih. Pastikan software akuntansi yang dipilih memiliki opsi bantuan seperti:

• Dukungan bawaan: Pastikan software yang kamu pilih memiliki layanan dukungan bawaan yang tersedia.
• Ketersediaan 24/7: Gangguan bisa terjadi kapan pun, bahkan di saat yang paling tidak terduga sekali pun. Untuk dapat tetap menjadi yang terdepan, pastikan software yang kamu pilih menyediakan opsi dukungan yang tersedia 24/7 ketika membutuhkan bantuan.
• Berpengalaman: Vendor yang professional biasanya memiliki pusat pengetahuan yang terorganisir dan intuitif sehingga bisa dengan mudah menemukan solusi untuk kendala yang dihadapi. Dalam banyak contoh kasus, kamu bahkan bisa memecahkan kendala lebih cepat dengan pusat pengetahuan yang terorganisir dibandingkan dengan bertanya kepada representatif dari layanan pelanggan.

Jelas sekali bahwa software bisnis yang komprehensif adalah satu alat yang mampu memenuhi segala kebutuhan di atas. Tentu saja memilih software terbaik bisa jadi satu pengalaman yang menantang, namun agar tidak menyesal di kemudian hari, pastikan list dalam artikel ini menjadi pedoman kamu. TallyPrime memungkinkan untuk menggunakan software sesuai dengan kebutuhan dan ikut menyesuaikan sesuai dengan perkembangan bisnis. Coba TallyPrime sekarang, dan rasakan pengelolaan bisnis tanpa kendala saat ini juga.